AvB Coaching
optimaliseert uw office support

Regelmatig deel ik op LinkedIn vacatures die ik tegenkom in Gelderland en Overijssel.

Ook plaats ik tips over verschillende thema’s zoals werkgeluk, timemanagement, communicatie, samenwerking, efficiënt en effectief werken etc.

Je kunt mij volgen op LinkedIn of hieronder zoeken.

 ♦️ Tip voor secretaresses ♦️
Begin dit jaar met het overdenken van het afgelopen jaar en het maken van plannen voor 2024. Als je terugkijkt naar 2023, wat wil je anders doen in 2024?
 
Kijk eerst terug op het afgelopen jaar. Wat waren je hoogte- en dieptepunten?
➽ Wat valt je op, wat was belangrijk voor jou?
➽ Wat ging goed, wat waren je leermomenten, wat zijn je verbeterpunten?
➽ Waar was je teleurgesteld over en hoe ben je ermee omgegaan?
➽ Wat waren je energievreters en energiegevers?
➽ Waar was je trots op en heb je dat succes gevierd? Hoe?
➽ Waar ben je het meest dankbaar voor?
➽ Wat voor cijfer geef je het jaar 2023 zowel zakelijk als privé? Waarom?
 
Kijk nu vooruit naar een jaar met een heleboel nieuwe kansen, elke dag weer.
➽ Wat wil je meer doen, wat minder?
➽ Waar wil je je dit jaar in ontwikkelen?
➽ Welke energievreters laat je achter je en welke energiegevers voeg je toe? Hoe?
➽ Waar kijk je naar uit? Waar kijk je tegenop en hoe ga je dat aanpakken?
➽ Wat wil je bereiken? Noteer 3 doelen.
➽ Wie of wat heb je nodig om datgene te bereiken wat je wilt?
➽ Als 2024 nog beter wordt dan 2023, wat ga je dit jaar anders doen? 

Geniet van het komende jaar met vele nieuwe mogelijkheden en kansen!

Maak webadres zichtbaar

Wist je dat criminelen in phishingmails vaak gebruik maken van verkorte websitelinks om ‘gevaarlijke websites’ te camoufleren?
➽ Klik niet op het verkorte webadres!
➽ Via //www.unshorten.it/ kun je het echte webadres zichtbaar maken.

Ook zoveel tijd kwijt aan agendabeheer?

Bij verbetertrajecten zie ik regelmatig bij secretaresses de worsteling bij agendabeheer, het plannen en het veelvuldig verzetten van afspraken. Bij sommigen neemt dit 60- 70% van hun tijd in beslag. Veel managers hebben geen idee hoeveel moeite en tijd het de secretaresses kost om die ingewikkelde afspraken met alle partijen te plannen. En het gebeurt regelmatig dat kort voor de afspraak aan de secretaresse wordt gevraagd die ingewikkelde afspraak te verzetten, liefst op korte termijn. Daar word je als secretaresse niet echt vrolijk van toch?!
Hieronder een aantal tips om wat minder tijd kwijt te zijn aan agendabeheer. Heb je zelf een tip, vul dat aan bij de commentaren!
➽ Maak eens inzichtelijk hoe lang je bezig bent geweest met het plannen van die ingewikkelde afspraken en hoeveel andere afspraken moesten worden verschoven.
➽ Laat jouw manager meekijken in zijn/haar agenda en vraag hem/haar welke afspraken kunnen komen te vervallen.
➽ Vraag aan jouw manager om zoveel mogelijk aan het einde van de vergadering alvast een nieuwe datum te plannen.
➽ Vraag jezelf af waarom een secretaresse alle gesprekken moet plannen voor het beoordelingscyclus. Laat de medewerker zelf zijn/haar eigen beoordeling- of voortgangsgesprek plannen (direct na het gesprek). Scheelt je weer een hoop afspraken te plannen!
➽ Als je de bila’s en vergaderingen inplant met een terugkeerpatroon, kies voor ‘geen einddatum’ zodat je niet alles opnieuw hoeft te plannen aan het einde van het jaar.

Tijd- en energievreters

Wat zijn jouw tijd- en energievreters? Heb je met name last van je interne verstoringen of heb je juist veel last van externe verstoorders?
➽ Houd eens 2 weken bij hoe vaak je uit je concentratie wordt gehaald (door jezelf of door anderen) en analyseer dan door wie / wanneer / waarvoor / hoe vaak etc.
Zodra je inzicht hebt verkregen kun je werken aan een oplossing!
➽ Laat je je teveel afleiden door binnenkomende mails, plan mailmomenten in en ga bijvoorbeeld werken met een takenlijst.
➽ Is het jouw opdrachtgever die de hele dag door binnenkomt met allerlei vragen? Zorg dan bijvoorbeeld voor een dagelijkse bila.
➽ Is het een collega die (te) sociaal is en veel kletst? Plan een koffiemoment om bij te kletsen zodat je niet steeds uit je concentratie wordt gehaald.
➽ Krijg je vanuit de hele organisatie steeds vragen die niet bij jou horen, verwijs diegene door naar de juiste persoon en ga het niet uitvoeren als het niet bij jouw verantwoordelijkheden hoort.

Zet je manager op mute

Laatst vertelde een secretaresse dat ze regelmatig laat in de avond whatsapps krijgt van haar manager met diverse vragen. Ze had bij haar manager aangekaart dat ze dat niet prettig vond omdat ze dan het gevoel kreeg dat ze er gelijk mee aan de slag moest – ook al zei haar manager dat het zo niet was bedoeld. Haar manager wilde zijn vraag alleen even kwijt. Op zich ook begrijpelijk.
➽ Als je in de avond niet afgeleid wil worden door jouw manager, zet dan de berichten van jouw manager op mute en kijk pas de volgende ochtend welke berichten je van je manager hebt ontvangen.
➽ Zie hieronder hoe je een gesprek tijdelijk op dempen zet:
1. Open WhatsApp op je gsm
2. Scroll door je gesprekken heen en houd de persoon/groep die je wil dempen lang ingedrukt
3. Kies Dempen
4. Selecteer hoe lang je de meldingen wilt dempen (8 uur, 1 week of 1 jaar)

Burn-out of overgang?

Een aantal keer heb ik secretaresses gecoacht die terugkeerden na een burn-out of tegen een burn-out aan zaten. Tijdens de coaching-on-the job leerde ik de secretaresses o.a. hoe zij hun werkdag optimaal konden inrichten, hoe ze gebruik kunnen maken van Outlook als planningstool, hoe te zorgen voor een goede werk-/privébalans etc.
Soms had ik tijdens de gesprekken het gevoel dat er iets niet klopte. Was het wel een burn-out of zaten de secretaresses ‘gewoon’ in de overgang? Het kan heel verwarrend zijn want overgangsklachten en burn-out lijken veel op elkaar!
➽ Ga in gesprek met je huisarts (of HR) en bespreek je klachten (ook als deze niet werk gerelateerd zijn zoals opvliegers, slaapproblemen, huilbuien etc)
➽ Lees de diverse artikelen die te vinden zijn op internet, zoals van //imfoundation.nl/artikelen/overgang/

Voorkom identiteitsfraude

Steeds meer organisaties vragen om een kopie van jouw paspoort of identiteitskaart voor bijvoorbeeld het afsluiten van een (auto)huurcontract, telefoonabonnement of hotelovernachting.
Maar pas op! Iemand kan misbruik maken van jouw gegevens en op jouw naam een telefoonabonnement afsluiten of een lening aanvragen. Dit kun je voorkomen door een veilige kopie te maken van jouw identiteitskaart, paspoort of rijbewijs met de KopieID app van de Rijksoverheid.
➽ Download de KopieID app (deze is gratis)
➽ Maak een foto van jouw ID-document
➽ Streep alle privacygevoelige informatie door zoals jouw Burgerservicenummer (BSN) etc.
➽ Vul in voor wie de kopie bedoeld is en waarvoor deze kopie van jouw ID nodig is. Deze tekst komt met de datum als watermerk over de kopie.
➽ Zie ook //www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/identiteitsfraude/vraag-en-antwoord/veilige-kopie-identiteitsbewijs

Weeknummers toevoegen

Wist je dat je in Outlook weeknummers kunt toevoegen aan je Outlook agenda? Erg handig als je bijvoorbeeld een collega wilt uitnodigen die alleen op de oneven weken op vrijdag werkt.
➽ Ga naar Bestand (linksboven), Opties, Agenda
➽ Bij Weergaveopties zet je een vinkje bij Weeknummers weergeven

Emoji toevoegen

Wil je even snel een emoji toevoegen aan je document (maakt niet uit of het een mail, whatsapp of LinkedIn bericht is)?
➽ Druk dan tegelijkertijd op de Windowstoets en de punt. Er verschijnt dan een scherm met emoji’s die je kunt toevoegen. 

Eyeopener

Een grote organisatie had mij ingeschakeld voor een secretariaatscan o.a. om te onderzoeken hoeveel extra ondersteuning noodzakelijk was op het 4-koppige bestuurssecretariaat dat 4 bestuurders ondersteunde. Aan de secretaresses vroeg ik o.a. “hoeveel tijd besteed je waaraan?”. De secretaresses gaven afzonderlijk aan dagelijks minimaal 2 uur te besteden aan mailbeheer van hun bestuurder.
Aan de bestuurders stelde ik de vraag “hoeveel tijd denk je dat jouw secretaresse besteedt aan jouw mailbeheer?” Als reactie kreeg ik “Hooguit een kwartier, het is toch mijn verantwoordelijkheid!”. Dit was een echte eyeopener voor de secretaresses! Na de secretariaatscan hebben we gewerkt aan “efficiënter en effectiever samenwerken” en bleek er geen extra ondersteuning nodig.
➽ Maak middels tijdschrijven voor jezelf inzichtelijk hoeveel tijd je waaraan besteed
➽ Ga met je collega secretaresses in gesprek of jullie wel de juiste dingen doen op de juiste manier
➽ Bespreek met elkaar wat jouw en wat de verantwoordelijkheid van de manager/bestuurder is
➽ Ga met je manager/bestuurder in gesprek over wederzijdse verwachtingen

Happy?

Sommige secretaresses staan te weinig stil bij hun eigen werkgeluk. Het werk gaat voor en ze nemen te weinig tijd om zich af te vragen of ze nog wel happy zijn met hun functie en of er een goede werk- / privébalans is. Of de samenwerking / communicatie met de manager(s) en collega’s optimaal is. Of er genoeg ontwikkelmogelijkheden zijn en wat dan hun volgende stap zou kunnen zijn.
➽ Neem de tijd voor deze evaluatiemomenten. Zet het in je agenda (met een terugkeerpatroon) zodat je eraan wordt herinnerd
➽ Bespreek met je collega’s wat werkgeluk voor jou betekent en wat je anders zou willen zien
➽ Denk goed na over wat goed gaat en wat beter kan. Wat is jouw aandeel en waar heb je hulp bij nodig en van wie?

Zeg eens wat vaker nee!

Tijdens een secretariaatscan is één van de vragen aan de bestuurders / managers: wat zou jouw secretaresse vaker mogen doen? Regelmatig krijg ik als reactie: “ze mag wat vaker ‘nee’ zeggen tegen mij als ik teveel werk aanlever”.
Sommige secretaresses zijn te dienstbaar en zullen dat niet zo gauw doen.
➽ Ga eens in gesprek met jouw bestuurder / manager en vraag eens naar je kwaliteiten en wat je wat vaker zou mogen doen. Wie weet word jij ook verrast met zo’n antwoord.Nieuwe alinea